Holtrans Ecuador Success Story Historia de Éxito de Holtrans Ecuador

99%+ Accuracy in 3PL and Customs Operations 99%+ Precisión en Operaciones 3PL y Aduanas

Holtrans Ecuador Holtrans Ecuador

3PL & Customs Brokerage | Ecuador 3PL y Agencia de Aduanas | Ecuador

99%+
Inventory Accuracy Precisión de Inventario
35%
Faster Picking Picking Más Rápido
40%
Faster Customs Aduanas Más Rápido
100%
Digital Traceability Trazabilidad Digital

The Challenge El Desafío

Holtrans Ecuador, 100% owned by Transoceanic Group, is a leading 3PL provider and customs broker operating out of Guayaquil and Quito, serving importers with complex customs requirements and multi-client warehouse operations.

The operation faced several critical challenges:

  • Customs compliance pressure: Ecuador's customs authority (SENAE) demands real-time traceability and audit-ready records for all import/export goods under fiscal control
  • Multi-client complexity: Managing dozens of importers with different SKUs, customs regimes, and storage requirements in shared facilities
  • Manual processes: Paper-based receiving, putaway, and picking leading to errors and delays in customs clearance
  • Limited visibility: Clients had no real-time access to inventory status or documentation
  • ERP integration gaps: Disconnected systems creating data inconsistencies between warehouse operations and financial records

Holtrans Ecuador, 100% propiedad de Transoceanic Group, es un proveedor líder de 3PL y agente de aduanas que opera desde Guayaquil y Quito, sirviendo a importadores con requisitos aduaneros complejos y operaciones de bodega multi-cliente.

La operación enfrentaba varios desafíos críticos:

  • Presión de cumplimiento aduanero: La autoridad aduanera de Ecuador (SENAE) exige trazabilidad en tiempo real y registros listos para auditoría para todos los bienes de importación/exportación bajo control fiscal
  • Complejidad multi-cliente: Gestionar docenas de importadores con diferentes SKUs, regímenes aduaneros y requisitos de almacenamiento en instalaciones compartidas
  • Procesos manuales: Recepción, ubicación y picking basados en papel generando errores y demoras en despacho aduanero
  • Visibilidad limitada: Los clientes no tenían acceso en tiempo real al estado del inventario ni documentación
  • Brechas de integración ERP: Sistemas desconectados creando inconsistencias de datos entre operaciones de bodega y registros financieros

The Solution La Solución

Holtrans implemented P4 Warehouse Cloud WMS with full RF scanning and client portal capabilities, creating a customs-compliant, client-facing operation.

Key Implementation Features:

Multi-Client Management
  • Separate inventory control per client with dedicated SKU master data
  • Client-specific billing rules and SLA tracking
  • Shared space optimization with virtual zone allocation
  • Individual client portals for self-service visibility
Customs Integration (SENAE)
  • Direct connection to Ecuador customs authority (SENAE)
  • Automatic electronic DAV (Declaración Aduanera de Valor) generation
  • Real-time inventory reports for customs audits
  • Document management with attachment storage
RF Scanning & Automation
  • Barcode scanning for all receiving, putaway, and picking transactions
  • Real-time location updates and inventory adjustments
  • Paperless guided workflows for warehouse staff
  • Mobile dashboards for supervisors and managers
Client Self-Service Portal
  • Real-time inventory visibility by SKU and location
  • Order placement and tracking directly by clients
  • Document download (invoices, packing lists, customs docs)
  • Billing and transaction history access

Holtrans implementó P4 Warehouse Cloud WMS con escaneo RF completo y capacidades de portal de clientes, creando una operación conforme a aduanas y orientada al cliente.

Características Clave de Implementación:

Gestión Multi-Cliente
  • Control de inventario separado por cliente con datos maestros de SKU dedicados
  • Reglas de facturación específicas por cliente y seguimiento de SLA
  • Optimización de espacio compartido con asignación de zona virtual
  • Portales de cliente individuales para visibilidad de autoservicio
Integración Aduanera (SENAE)
  • Conexión directa con autoridad aduanera de Ecuador (SENAE)
  • Generación automática de DAV electrónica (Declaración Aduanera de Valor)
  • Reportes de inventario en tiempo real para auditorías aduaneras
  • Gestión de documentos con almacenamiento de adjuntos
Escaneo RF y Automatización
  • Escaneo de códigos de barras para todas las transacciones de recepción, ubicación y picking
  • Actualizaciones de ubicación en tiempo real y ajustes de inventario
  • Flujos de trabajo guiados sin papel para personal de bodega
  • Tableros móviles para supervisores y gerentes
Portal de Autoservicio del Cliente
  • Visibilidad de inventario en tiempo real por SKU y ubicación
  • Colocación y seguimiento de pedidos directamente por clientes
  • Descarga de documentos (facturas, listas de empaque, docs aduaneros)
  • Acceso al historial de facturación y transacciones

Proven Results Resultados Comprobados

IndicatorIndicador Before P4 WarehouseAntes de P4 Warehouse After ImplementationDespués de Implementación
Inventory AccuracyPrecisión de Inventario ~91% 99%+ +8%
Picking SpeedVelocidad de Picking BaselineLínea Base 35% fastermás rápido +35%
Customs Clearance TimeTiempo de Despacho Aduanero ~3-4 daysdías 1.5-2 daysdías -40%
Client Service RequestsSolicitudes de Servicio de Clientes 120+ per monthpor mes < 30 per monthpor mes -75%
Document ErrorsErrores de Documentos 8-12 per monthpor mes < 1 per monthpor mes -90%
Client Portal AdoptionAdopción de Portal de Clientes N/AN/A 85% of clientsde clientes

"P4 Warehouse transformed us from a manual operator to a technology-enabled 3PL. Our clients now see their inventory in real time, and customs compliance is automatic. This is the future of warehousing in Ecuador." "P4 Warehouse nos transformó de un operador manual a un 3PL habilitado por tecnología. Nuestros clientes ahora ven su inventario en tiempo real, y el cumplimiento aduanero es automático. Este es el futuro del almacenamiento en Ecuador."

— Operations Director, Holtrans Ecuador — Director de Operaciones, Holtrans Ecuador

Why P4 WarehousePor Qué P4 Warehouse

  • Ecuador customs compliance (SENAE): Real-time traceability and audit-ready documentation for import/export goods under fiscal control
  • Multi-client 3PL operations: Manage dozens of importers with different customs regimes, SKUs, and storage requirements in shared facilities
  • Customs broker integration: Seamless data flow between warehouse operations and customs clearance processes for faster release
  • Multi-location capabilities: Unified platform across Guayaquil and Quito warehouses with centralized visibility
  • Client portal transparency: Importers access real-time inventory status, documentation, and customs compliance records
  • Latin American deployment expertise: Proven track record with 3PL operations across Ecuador, Panama, and Colombia
  • Cumplimiento aduanero de Ecuador (SENAE): Trazabilidad en tiempo real y documentación lista para auditoría para bienes de importación/exportación bajo control fiscal
  • Operaciones 3PL multi-cliente: Gestionar docenas de importadores con diferentes regímenes aduaneros, SKUs y requisitos de almacenamiento en instalaciones compartidas
  • Integración de agente de aduanas: Flujo de datos sin problemas entre operaciones de bodega y procesos de despacho aduanero para liberación más rápida
  • Capacidades multi-ubicación: Plataforma unificada en bodegas de Guayaquil y Quito con visibilidad centralizada
  • Transparencia del portal de cliente: Los importadores acceden al estado de inventario en tiempo real, documentación y registros de cumplimiento aduanero
  • Experiencia de despliegue latinoamericano: Historial comprobado con operaciones 3PL en Ecuador, Panamá y Colombia

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